Заказать звонок
Заказать звонок
ЭДО — электронная система документооборота, автоматизирующая обмен документами между контрагентами. Такая система гораздо удобнее классической бумажной, так как позволяет сократить сроки подписания документов до пары кликов. В этой статье расскажем о возможностях ЭДО и как ими пользоваться.
ЭДО — это система обмена документами через интернет. Она позволяет контрагентам передавать друг другу подписанные документы в течение нескольких секунд. Отправитель составляет документ в своем профиле, система отправляет его получателю, который может подписать документ или отказать в подписи с указанием причины, после чего у каждого участника есть электронная версия документа, которая заверена электронной подписью.
Такой подход позволяет упростить ведение документации, так как в электронном архиве легче найти необходимый файл, он не потеряется, а подписание в ЭДО занимает несколько минут. Кроме того, если в исходном файле допущена ошибка, то получатель может не подписывать его и попросить контрагента переделать документ, что позволяет уменьшить количество ошибок.
Подписание документов по ЭДО происходит с помощью электронной подписи (ЭЦП), которая равна по юридической силе рукописной подписи. ЭЦП можно получить бесплатно или купить в удостоверяющем центре (УЦ). Цифровая подпись бывает разной: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Если вы планируете работать с маркированными товарами, то вам необходимо использовать усиленную квалифицированную подпись.
Все файлы, передаваемые по системе, защищены шифрованием, которое исключает возможность подделки документа. Кроме того, если передавать документы через ЭДО нескольким лицам, то каждый участник оборота будет видеть, кто подписывал и проверял документ.
Система ЭДО достаточно проста в использовании. Интерфейс зависит от того, какого оператора вы выберете. Процесс отправки документов по ЭДО похож на отправку письма в электронной почте. Вы формируете документ, после чего выбираете контрагента из списка и отправляете ему файл. То же происходит со входящими файлами, вы просматриваете документ и подписываете его с помощью пары кликов.
Зарегистрироваться в системе ЭДО достаточно просто
Это можно сделать бесплатно в любом отделении налоговой.
ЭЦП бывает трех видов: простая,неквалифицированная, квалифицированная. Подробнее о каждой из них в таблице:
Простая ЭП — это логин и пароль или код из СМС, которые нужно использовать для покупки или регистрации на сайте. Она может иметь юридическую силу, только если обе стороны признают ее.
Неквалифицированная ЭП выдается в УЦ и может использоваться в случаях, когда на бумажной версии не нужно ставить печать. Она подходит для подписания договоров между контрагентами, подачи заявлений в арбитражный суд, при сотрудничестве с физическими лицами через обмен ЭДО или для документации во внутреннем обороте компании.
Квалифицированная ЭП приравнивается к подписи, написанной собственноручно. Выдается она только в аккредитованном УЦ, шифруется особыми криптографическими ключами и хранится на специальном носителе. Она нужна для подписания документов ИП и юридическими лицами. Такую подпись необходимо иметь, если вы собираетесь работать с маркировкой, получать или отправлять через ЭДО товарные накладные.
После того, как вы приобрели электронную цифровую подпись, необходимо зарегистрироваться в системе ЭДО. Для этого заключите договор с оператором, условия которого вам подходят.
Самые популярные операторы ЭДО:
Если вы используете смарт-терминал Эвотор, то вы можете пройти регистрацию прямо в личном кабинете Эвотор с помощью электронной подписи. Подробнее об этом мы писали в статье «Установка и настройка приложения маркировка Эвотор».
В личном кабинете Эвотор вы также сможете принимать документы от контрагентов, подписывать их и оформлять прием товара в базу данных вашей кассы.
Идентификатор участника — это особый код, который присваивается каждому участнику. Он состоит из набора цифр и латинских букв. Первые три символа указывают на идентификаторы операторов ЭДО, все последующие знаки закреплены за личностью участника оборота.
Идентификатор ЭДО дает возможность безошибочно определять пользователя. Его необходимо указывать в документах, чтобы контрагент смог понять, от кого он получил документ. Также при отправке документов по ЭДО не нужно указывать имя или название компании. Достаточно ввести идентификатор организации в ЭДО в качестве получателя, и система автоматически передаст ему документ.
Покупать идентификационный код отдельно не нужно, он выдается автоматически при регистрации в системе.
Где найти идентификатор участника ЭДО
Свой код вы можете посмотреть в личном кабинете оператора или в личном кабинете Эвотор, если используете этот смарт-терминал. Также он написан в документах, которые вы отправляли.
Если вам нужен код контрагента, то следует уточнить, к какому ЭДО он подключен. В зависимости от его оператора, можно найти его индивидуальный код в специальном разделе на сайте оператора.
Можно узнать идентификатор ЭДО по ИНН, так как на один ИНН присваивается один идентификатор контрагента ЭДО.
Документы в ЭДО бывают трех типов:
Получение документов в ЭДО
Функционал личного кабинета Эвотор позволяет принимать документы от контрагентов и подписывать их. Это удобно, так как не нужно сохранять много вкладок, скачивать дополнительные программы и т.д.
Как подписать в ЭДО документ на Эвотор:
Универсальный передаточный документ заменит привычную бумажную накладную и счет-фактуру. После подписания он будет сохранен в вашем личном кабинете и вы всегда сможете к нему вернуться, то же касается и аннулированных документов.
Кроме того, личный кабинет Эвотор позволяет объединить нескольких операторов, все документы, полученные по ЭДО, будут сохранены в одной базе.
Как отправить документы по ЭДО
Если вы хотите отправить документы по ЭДО контрагенту, то вам необходимо перейти в ЛК оператора. Там вы сможете просмотреть присланные вам документы, сформировать и отправить новые. Если вы работаете в рознице и не занимаетесь поставками, то вам необязательно отправлять по ЭДО документы и регистрировать отдельный личный кабинет на ресурсе оператора. Но, если вы занимаетесь поставками, то вам пригодится функционал ЛК ЭДО. Рассмотрим на примере Платформы ОФД, как происходит отправка документа.
Готово! Документ отправлен вашему контрагенту. Другие операторы ЭДО имеют иной интерфейс, но в любом из них формализованные документы нужно создавать в формате .XML и отправлять контрагенту по его ИНН.
ЭДО — это универсальная система для электронного документооборота. Документы передаются между контрагентами с помощью посредника — оператора, который следит за тем, чтобы файл пришел нужному человеку. Чтобы не перепутать участников, каждому пользователю присваивается id в ЭДО, который состоит из букв и цифр. С помощью электронной подписи вы можете подписывать все входящие и исходящие документы, тогда они будут иметь юридическую силу. Если вы работаете с маркированными товарами, то после подписания УПД, товары, которые числятся в документе, отписываются на ваш счет и будут числиться за вами до момента продажи.
Идентификатор ЭДО можно посмотреть в личном кабинете оператора, для этого нужно знать ИНН контрагента.
Чтобы подписать документы через ЭДО, нужно иметь квалифицированную электронную подпись. Найдите нужный документ и откройте его → Cверьте данные → Нажмите «Подписать»
Перейдите в ЛК своего оператора и создайте документ, если вы отправляете УПД или счет-фактуру, то создайте его в формате XML. Заполните данные о себе и о получателе, внесите необходимые данные в файл и отправьте его.
Система ЭДО помогает наладить документооборот, упрощает и ускоряет процесс подписания. Кроме того, ЭДО обязателен для работы с маркированными товарами.
Главный реквизит для отправки через ЭДО — идентификатор участника, он обязателен для передачи данных, так как система отправляет файлы по номеру идентификатора, как по адресу почтового ящика.
ЭДО — это электронный документооборот.